Comment optimiser sa prospection avec Notion ?

par | Oct 28, 2022

Salut les amis, j’espère que vous allez bien et que votre travail avance comme vous voulez. Aujourd’hui on parle d’une question importante et souvent négligée chez les illustrateurs : la prospection.

C’est bien connu, les illustratrices et illustrateurs sont des personnes sensibles, inspirées et intuitives qui savent transmettre leurs émotions et sont des grosses quiches dès qu’il s’agit de se présenter, se vendre et faire de la compta. Bon on ne peut pas faire plus cliché. Mais on va quand même avouer que dès qu’il s’agît de se vendre, il n’y a plus grand monde.

Qui est-ce que j’ai contacté ? Mais lui, on avait pas déjà échangé ? Et merde, je viens d’envoyer un copier/coller du mail sans changer le nom de l’entreprise précédente. Avouez, on l’a déjà fait 😅.

Peut-être que vous êtes arrivé(e) à un stade ou vous n’avez plus besoin de prospecter car vous avez trop de clients, dans ce cas, bravo ! Dans la majorité des cas, en parallèle d’une bonne dose de création de contenu, la prospection à toute sa place. Aujourd’hui, on ne va pas parler de ce qu’est la prospection, ni établir une stratégie de prospection. Promis, on en parlera dans un prochain article (enfin si vous me le demandez en commentaire).

Je vous propose simplement de poser les bases en partant de zéro. Partir de zéro, c’est avoir une base de données pour collecter et faire le suivi de ses clients, prospects. Et pour cela, rien de mieux que Notion.

Créer sa base clients avec Notion.

Vous en avez sans doute déjà entendu parler, Notion est un outil en vogue. Il est particulièrement apprécié car il permet à n’importe qui de réaliser des trucs cools – une base de données entre autre – que seuls des développeurs pouvaient faire avant. C’est pour cela qu’on parle de No code. En gros : plus besoin de savoir coder pour se construire un fichier client bien foutu.

C’est parti !

Je crée mon compte Notion.

Cela prend 2 minutes. On se rend sur la page de connexion Notion. Je vous conseille de vous connecter avec votre adresse mail. Notion vous envoie un mail avec une suite de 20 lettres. Il ne vous reste plus qu’à coller ce code sur la page ou encore plus simple : de cliquer sur le lien magique.

NB : On peut aussi installer Notion comme Applications sur son ordi. C’est assez pratique.

Paf, c’est bon. Vous êtes arrivé(e) sur Notion.

Je crée ma base de données

On crée une nouvelle page dans la colonne à gauche, avec le petit + à droite de page privée. On va l’appeler Base de données. C’est là où on va tout stoker.

On ajoute une page à l’intérieur, toujours avec le petit +. On l’appelle Contacts. On choisit Table (en gros un tableau comme un Google Sheet ou un Excel).

Paf, voilà notre base de clients et prospects créée.

De la même manière, on crée une autre page que l’on va appeler Entreprises. On choisit aussi Table.

Dans notre page Contacts, on va changer notre colonne Etiquettes pour un champ de type E-mail qu’on appelle Email.

Dans la troisième colonne, on rajoute un champ de type Sélection que l’on va appeler Poste.

C’est un bon début. On peut déjà créer un premier contact. C’est Jean-Michel. Il est DA. (non, vous connaissez un Jean-Michel DA ?). Comme vous le voyez, on peut ajouter d’autres métiers dans la liste.

Maintenant, penchons-nous du côté de notre base de données Entreprises. On change la colonne Etiquettes pour un champ de type Sélection que l’on va appeler Secteur.

On a terminé du côté de la base de données. Pour être sûr(e) de ne pas faire nimporte quoi par la suite, on va garder toutes les données qui seront ajoutées bien au chaud dans ces 2 pages. Tout sera ajouté automatiquement ici mais on ne va plus y toucher. On peut changer l’emoji pour se rappeler que c’est notre base de données et qu’on ne touche pas à ce tableau.

Je crée mon tableau de bord

Maintenant, dans la colonne, on va se créer une nouvelle page Tableau de bord (hors de la base de données). C’est la page depuis laquelle on va pouvoir suivre nos contacts et les entreprises. On va choisir Vide avec icône.

On va ajouter cette page aux favoris. Elle se retrouve immédiatement en haut à gauche.

Sur cette page vide Tableau de bord, on va taper la touche / (c’est un raccourci pour ajouter du contenu). Une liste apparaît. On tappe /vue ou /view et on sélectionne Vue « table ».

Puis, dans la liste de table à droite, on choisit la base de données que l’on veut importer : Contacts.

Que vient-on de faire ? Nous venons de créer une vue en important notre base de données Contacts. C’est exactement comme notre base de données. On peut ajouter des colonnes, la modifier, faire des filtres… sans risque d’effacer nos données qui restent stockées dans Base de données.

On fait de même avec Entreprises. Et voilà, sur notre page Tableau de bord, nous pouvons suivre nos contacts et nos entreprises.

Maintenant, et c’est là qu’intervient la puissance de Notion, on va les connecter entre elles. Prêt(e) ?

Dans notre nouveau tableau Contacts, on ajoute une nouvelle colonne de type Relation. Et on choisit de mettre notre tableau Contacts en relation avec notre tableau Entreprises.

On coche Afficher dans Entreprises. Cela permet que la relation marche dans les deux sens. Et hop, on ajoute la relation.

Tin diiiiiiiiin ! Nos deux tableaux sont connectés entre eux. Ben, qu’est-ce que ça a changé ? Attendez voir. On passe à la suite.

J’installe l’extension Save to Notion

On va aller ajouter une petite extension de navigateur pour importer du contenu. Cette extension s’appelle Save to Notion. C’est très très pratique vous allez voir. Notion a aussi un outil, le Web Clipper de Notion mais ce n’est pas aussi puissant.

Avant d’utiliser cette extension, on va se rajouter une dernière colonne site web dans notre nouveau tableau Entreprises avec un champ de type url.

Maintenant que c’est fait, on va configurer notre nouvelle extension Save to Notion. Cliquez sur le petit symbole dans la barre d’extension de votre navigateur. (Si si, un petit avion en papier noir sur fond blanc). Une fenêtre apparaît. On sélectionne l’espace de travail (à priori vous n’en avez qu’un pour le moment). Et on choisit d’importer des données vers notre base Entreprises.

Et regardez-moi un peu ça. Cette extension va nous permettre d’importer directement du contenu dans notre base de données Entreprises depuis les pages web des entreprises. Vous pouvez configurer l’outil pour faire correspondre les colonnes de votre tableau Entreprises avec ce que l’outil va trouver sur les sites.

Nom va avec Page Title, site web va avec Page Url, Cover importe une image, icon importe le logo de l’entreprise. Vous pouvez sauvegarder.

N’attendons plus pour essayer notre outil. Allons tout de suite sur le site du New York Times où travaille d’ailleurs Jean-Michel, notre Directeur artistique. Souvenez-vous.

On clique sur notre extension Save to Notion dans notre barre d’extension. On choisit d’importer une Entreprise, le modèle d’importation que l’on a créé juste avant. Et paf, tout est là. On peut ajuster le Nom, indiquer le secteur et surtout ajouter notre DA Jean-Michel qui travaille au New-York Times. On importe avec Clip page en bas de l’extension.

Revenons sur notre tableau de bord : ça marche ! Jean-Michel travaille maintenant chez New-York Times, dont le nom vient d’apparaître dans la liste des entreprises avec le bon logo, le bon secteur, la bonne adresse du site. C’est pas mal ça non ?

Pourquoi s’arrêter là ? On va faire la même chose avec nos contacts. Dans Save to Notion, on se crée un nouveau modèle Contacts, qu’on connecte à notre base de données Contacts. Et on paramètre nos champs. Prenons un profil Linkedin au pif, celui de Jérémie Claeys par exemple (coucou Jérémie). Je peux importer son contact et renseigner tous les champs depuis son profil. Pour obtenir les emails, c’est un autre sujet mais l’ajout d’une personne vous permet d’accéder à son mail (en téléchargeant son profil en allant sur Plus puis Télécharger au format PDF). Sinon, des extensions comme RocketReach, getprospect ou encore Hunter.io vous permette de trouver des mails. (Si vous en avez d’autres, je prends) Le mieux reste l’échange direct avec la personne mais nous n’avons pas toujours cette opportunité.

Voilà des bonnes bases pour commencer.

Nous venons de voir ensemble comment débuter sa base de clients et prospects pour commencer sa prospection. Nous n’avons pas vu les 1% du potentiel de ce que l’on peut faire avec Notion. Il y a de quoi gagner beaucoup de temps mais aussi d’en perdre pas mal (attention les perfectionnistes).

On peut notamment créer des filtres pour voir des contacts selon des critères précis, trier les contacts selon les priorités, créer des formules pour nous dire quand relancer un contact, quand reprendre contact avec un ancien client…

Bref, vous l’avez compris, les possibilités sont infinies. Pour aller plus loin, je vous recommande les contenus très qualis de Shubham Sharma, notamment ses vidéos Youtube sur Notion ou son cours Notion Facile pour débuter sur l’outil.

Un bon outil pour gérer ses contacts, pour moi c’est la base. Après une bonne prospection c’est encore autre chose. Comment entrer en contact avec une personne ? Création de contenu VS Prospection, peut-on se permettre de ne faire que l’un ou que l’autre ? Pleins de questions passionnantes dont je serais ravi de parler avec vous en commentaire.

Bon travail et à bien vite.